જે તે વર્ષની ગ્રાંટ મેળવવા માટે ગ્રામ પંચાયતે તે વર્ષની આગળના બે વર્ષના ઓડિટેડ વાર્ષિક હિસાબો રજુ કરવાના રહેશે. એટલે કે વર્ષ ૨૦૧૬-૧૭ ની ગ્રાંટ મેળવવા માટે વર્ષ ૨૦૧૪-૧૫ના વાર્ષિક હિસાબો રજુ કરવાના રહેશે. ગ્રામ પંચાયતના બુકસ ઓફ એકાઉન્ટસ લોકલ ફંડ ઓડિટ વિભાગ દ્વારા તૈયાર કરવા દરમ્યાન જે જે આવક ધ્યાને લેવામાં આવશે તેમાં સ્વ કર, બિન કર, એસાઇન્ડ કર, ડિવોલ્યુશન, રાજય તરફથી મળતી ગ્રાંટ, નાણાંપંચ તરફથી મળતી ગ્રાંટ, કેન્દ્ર/રાજય સરકાર તરફથી સોંપાયેલ કોઇ પણ એજન્સીના કામ માટે મળતી ગ્રાંટનો સમાવેશ કરવાનો રહેશે.

જે વર્ષના ઓડિટેડ એકાઉન્ટ રજુ કરવામાં આવે તેમાં તે વર્ષની આવક એટલે કે પંચાયતના પોતાના કરની આવકનો, તેના આગળના વર્ષની આવક કરતાં વધારો થયેલ બતાવવાનો રહેશે. આ આવકમાં કેન્દ્ર/રાજય સરકાર તરફથી મળેલ રકમ કે કોઇ પણ ગ્રાંટનો સમાવેશ કરી શકાશે નહિં.

ેક ગ્રામ પંચાયતને ફાળવવામાં આવેલ બેઝીક ગ્રાન્ટ પૈકી ૧૦ ટકાથી વધે નહિં તેટલી રકમ વહીવટી ખર્ચાઓ તેમજ મુડીગત ખર્ચાઓ જેવા કે, સ્ટેશનરી/ કચેરી જાળવણી/કોમ્પ્યુટર લગત ખર્ચ/મહેકમ જેવા ખર્ચાઓ માટે વાપરી શકાશે.